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物業公司與業委會溝通、協調標準作業程序
作者:昭通弘彩物業  來源:本站  發表時間:2022/1/28 11:22:39  點擊:600

一、目的

為規范物業與業主委員會溝通、協調工作,確保物業管理工作的順利開展,特有定本規定。


二、適用范圍

適用于物業公司在日常的管理服務工作中與業主委員會的正常工作往來。


三、職責

(1)物業經理負責與業主委員會的溝通、協調。
(2)物業公共事務部負責依照本規程實施與業主委員會的正常工作往來。


四、程序要點


1.與業主委員會的溝通、協調方式。

(1)工作協調、溝通會議。

物業服務中心應當每季度至少與業主委員會進行一次例行的溝通會議,會議的主要內容向業主委員會通報一個季度的財務支出狀況和工作簡況,解決需經業主委員會協助支持方能完成的問題。

(2) 專題解決問題會議。

在遇到需經業主委員會同意方能進行工作時,物業經理應申請召開專題業主委員會會議,協商解決專項問題。

(3) 每年6月底和12月底,物業服務中心應匯同公司領導一同拜訪業主委員會,召開專題工作茶話會,向業主委員會匯報全面的半年度、年度工作。

(4)定時工作溝通制度。

①每月5日前向業主委員會報送物業財務損益表。②每月10一15日期間接受業主、業主委員會的質詢、審計。③每季度的第一個月向業主委員會報送社區文化報刊、宣傳品。


2.下列物業管理工作應當及時向業主委員會申報,請求支持。

(1)計劃使用本體維修資金對樓宇本體進行大、中修時。

(2)計劃使用公用設施專項維修資金更新公用設施時。

(3)物業管理服務工作涉及部分業主利益,需業主委員會出面協調時。

(4)物業公司制定了新的管理措施簡要業主委員會支持工作時。

(5)其他需向業主委員會請示、尋求支持的工作。


3.出現下列情況時,物業公司應當及時通報業主委員會。

(1)新的物業管理法規頒布執行時。

(2)所管理的物業出現了重大變故或發生重大事件時。

(3)業主委員會的個別委員與物業公司有重大的工作分歧無法解決時。

(4)有重要的活動(如創優迎檢)時。

(5)物業公司對個別業主執行違約金處罰時。

(6)其他應當向業主委員會通報的情況發生時。


4.物業公司向業主委員會的申報工作應當前15日進行,通報情況應應當在事實發生(決定)后的3個工作日內進行。


5.物業公司向業主委員會的申報工作、通報情況均應以書面形式送達。


6.對業主委員會的質疑、建議、要求的處理。

(1)對業主委員會的質疑、建議、要求,管理經理應認真傾聽、記錄。

(2)合理的質疑、建議、要求,應當在3個工作日內答復、解決。

(3)對不合理、合法的質疑、建議、要求,物業經理應當耐心解釋,無論如何不允許不耐煩或言語失禮;對解決不了的問題,應當記錄后迅速上報公司總經理,由總經理尋求解決方案


7.物業公司與業主委員會來往了工作的信函、記錄、決議,一律在物業服務中心歸檔,長期保存。


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